A adaptabilidade tem sido uma marca registrada das empresas que sobrevivem no atual clima económico, e sabemos que muitos empresários estão procurando maneiras de aumentar os lucros e diminuir as despesas.
Embora você possa não ter muito controle sobre o aumento de suas vendas, ainda pode aumentar sua lucratividade reduzindo significativamente seus custos operacionais. À medida que você cresce, suas despesas operacionais também aumentam, o que significa que você está perdendo uma parcela maior da receita obtida com tanto esforço. Reduzir seus custos operacionais pode maximizar suas margens de lucro, ajudar a manter o controle das despesas atuais e manter seu sucesso mesmo em mercados incertos.
Qual é o custo operacional?
Simplificando, o custo operacional é a soma de todas as coisas que você paga para administrar seu negócio. Possuir e administrar uma empresa é caro, e o custo operacional deve ser uma pequena fração da receita recebida para que uma empresa tenha sucesso. O que você precisa para manter seu negócio funcionando? Esses são seus custos operacionais e incluem itens como folha de pagamento, estoque, seguros, contas e muito mais. Você pode calcular esse número adicionando suas despesas operacionais ao custo dos produtos vendidos (CPV).
Custos operacionais = despesas operacionais + CPV
Quais são as despesas operacionais?
As despesas operacionais, às vezes chamadas de OPEX, são os custos administrativos e de manutenção do funcionamento diário do negócio. São os custos “extras” que não estão diretamente associados ao seu produto ou serviço, mas são despesas necessárias ao funcionamento.
Exemplos de despesas operacionais incluem:
- Folha de pagamento para funcionários
- Seguro
- Taxas de licença
- Aluguel
- Pesquisar
- Marketing (inclusive para canais sociais como o Facebook)
- Taxas de contas
- Manutenção e reparos em edifícios
- material de escritório
- Serviços de utilidade pública
- Honorários advocatícios
- Impostos sobre a propriedade sobre imóveis
- Despesas com veículos
- Despesas de viagem
- Custos fixos
Custo de bens vendidos
O custo dos produtos vendidos (CPV) inclui tudo o que você paga para produzir seu produto ou serviço. Isso pode ser o pagamento de materiais, fabricação, mão de obra, embalagem, armazenamento, equipamento ou qualquer outro elemento necessário para criar e vender seu produto.
Uma estatística útil para o seu negócio é o lucro operacional. A receita operacional é um cálculo que mostra quanto você realmente está ganhando depois de cobrir seus custos operacionais. O lucro operacional é apenas um número e varia amplamente de empresa para empresa, mas pode ser um bom indicador de crescimento ou perda ao longo de um período de tempo.
Lucro operacional = receita total – custo operacional
Índice de despesas operacionais
Uma estatística mais útil, que pode ser relatada ao seu conselho ou a potenciais investidores, é o índice de despesas operacionais. O índice de despesas operacionais é um bom indicador da saúde financeira e pode ajudá-lo a ver sua classificação em seu setor. Quanto menor o índice, mais eficiente será o seu negócio.
Índice de despesas operacionais = custo/receita operacional
8 maneiras de reduzir custos e despesas operacionais
Embora muitos proprietários de empresas se concentrem em aumentar as suas vendas e maximizar as receitas, a fim de aumentar os seus rácios de lucro, os proprietários de pequenas empresas podem obter maior sucesso na redução dos seus custos operacionais. Depois de calcular seus custos operacionais e o índice de despesas operacionais, você pode perceber que suas despesas operacionais não estão em níveis saudáveis.
A redução de custos é possível e eficaz. Todos os proprietários de pequenas empresas devem avaliar criticamente as suas despesas operacionais e encontrar formas de reduzir custos operacionais sem sacrificar a qualidade ou sobrecarregar os seus recursos humanos. Estamos compartilhando uma variedade de dicas para reduzir seus custos operacionais e obter melhor sucesso financeiro no curto e longo prazo.
1. Normalize o trabalho remoto
Com as restrições da COVID-19 em vigor, muitas empresas fizeram a transição para uma força de trabalho totalmente remota. Embora a mudança para o trabalho remoto a tempo inteiro tenha tido alguns contratempos no início, quase 43% dos trabalhadores a tempo inteiro querem continuar a trabalhar remotamente, mesmo depois da reabertura da economia.
Facilitar o trabalho remoto dos funcionários traz muitos benefícios de economia de custos, especialmente em termos de despesas gerais. Se você ainda não reservou um tempo para configurar os funcionários com espaços de trabalho remotos que otimizem a eficiência, seu investimento futuro pode valer a pena. Você também pode considerar a oportunidade de vender ou alugar espaço de escritório não utilizado como forma de reduzir custos.
2. Economize dinheiro em seguros
Se você deseja reduzir suas despesas financeiras, talvez seja hora de reavaliar seu pacote de benefícios para obter algumas economias de custos. Você ainda deseja ter certeza de que suas ofertas de seguros são competitivas, mas encontre maneiras de cortar custos operacionais , se puder.
Procura ofertas agrupadas, onde várias ofertas (como odontológicas e oftalmológicas) são cobertas por uma apólice. Pesquise com diferentes corretores de seguros para ter certeza de que está obtendo as melhores taxas para suas necessidades comerciais exclusivas; Lembre-se de que os corretores podem receber comissões pelas vendas de seguros, portanto, nem todos podem ser incentivados a economizar seu dinheiro.
3. Considere uma semana de trabalho de quatro dias
Embora os benefícios mentais de uma semana de trabalho de quatro dias estejam a tornar-se mais amplamente aceites, também existem benefícios de custo significativos associados a menos horas de trabalho.
Mudar para uma semana de quatro dias elimina automaticamente 20% das despesas gerais variáveis – economizando milhares anualmente em eletricidade, material de escritório e até mesmo em limpeza. Isso também pode reduzir a necessidade de benefícios adicionais, como alimentação no escritório, lanches e até mesmo custos de deslocamento.
Além disso, empresas como a Microsoft anunciaram que a mudança para uma semana de trabalho de quatro dias levou a um aumento de 40% na produtividade. Entre despesas gerais reduzidas e funcionários mais felizes, vale a pena considerar uma semana de trabalho mais curta.
4. Trabalhe de maneira mais inteligente com a tecnologia
Adotar a tecnologia pode ser complicado no início e até incluir alguns custos iniciais, mas no longo prazo pode reduzir seus custos. Sistemas e software online podem melhorar a eficiência e liberar tempo para funcionários em todos os níveis da sua empresa. A introdução de formas de inteligência artificial (IA) pode processar dados mais rapidamente e minimizar o erro humano. A tecnologia também pode melhorar a comunicação dentro da sua organização e ao longo de toda a cadeia de fornecimento empresarial.
BILL Spend & Expense é um ótimo exemplo de redução de custos em tecnologia. Ele pode eliminar custos associados à entrada de dados, faturas em papel, reembolsos e rastreamento de gastos da empresa. Na verdade, o BILL Spend & Expense pode ajudá-lo a controlar significativamente os gastos da sua empresa para reduzir os custos operacionais.
5. Terceirize quando necessário
Como proprietário de uma empresa, você pode estar muito disperso. Isto pode ser especialmente verdadeiro para novos negócios, que devem maximizar a eficácia de todos os funcionários para evitar gastos excessivos nas startups. Pode ser tentador tentar assumir todas as funções sozinho ou sobrecarregar sua equipe, mas você pode descobrir horas e horas de trabalho sendo desperdiçadas tentando cobrir tarefas especializadas com experiência amadora.
Delegar ou contratar trabalho a profissionais pode, na verdade, reduzir significativamente seus custos operacionais e, ao mesmo tempo, aumentar sua receita. A terceirização para profissionais de publicidade, marketing, consultoria financeira, questões jurídicas e outras áreas distintas pode fornecer resultados muito mais eficientes e liberar horas de trabalho para se dedicar a um progresso significativo. Você também pode descobrir que não é necessário pagar um contador ou consultor jurídico em tempo integral e pode reduzir custos operacionais terceirizando esse trabalho por menos horas. Embora nem sempre seja a resposta certa, pode ser algo a considerar.
6. Negocie e compre
Muitos proprietários de empresas percebem tarde demais que há anos pagam caro por bens ou serviços. Uma opção inteligente e instantânea para reduzir seus custos operacionais é reduzir o que você paga por bens e serviços. Você pode configurar um fluxo de trabalho que inclua a obtenção de propostas de diferentes fornecedores para cada projeto. Você pode negociar preços mais baixos para fidelidade ou exclusividade, ou para compras a granel ou cooperativas com outras pequenas empresas. Seja criativo e não tenha medo de procurar alternativas mais novas e acessíveis.
7. Pague com inteligência
Claro que você sabe que os atrasos nos pagamentos são caros e problemáticos. Atrasar pagamentos de faturas ou credores pode impactar negativamente o crédito de sua empresa, além de incorrer em taxas caras. Configure pagamentos automáticos para evitar isso e investigue se os pagamentos antecipados podem economizar dinheiro. Freqüentemente, descontos de até 5% são concedidos para pagamento antecipado de faturas, e pagamentos extras ou antecipados de empréstimos e dívidas podem reduzir o valor que você pagará em juros ao longo do tempo.
8. Identifique ineficiências
Ninguém quer pensar que sua empresa está repleta de ineficiências, mas isso é simplesmente uma realidade das operações humanas. Quase todas as empresas podem encontrar questões negligenciadas quando analisadas sob a lupa. As ineficiências custam dinheiro, sejam elas simplesmente pequenas perdas de tempo ou casos graves de fraude. Quando foi a última vez que você fez um inventário de suas assinaturas automáticas (mas não utilizadas)? Você desperdiça horas de trabalho em tarefas repetitivas ou redundantes? Isso está afetando seus resultados financeiros.
Apertar seus processos e procedimentos existentes pode eliminar erros dispendiosos, bem como economizar tempo para que seus funcionários se concentrem no trabalho produtivo. Você sabia que a fraude ocupacional afeta quase todas as empresas e, de acordo com o relatório anual de 2018 da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), a fraude interna “é provavelmente a maior e mais prevalente ameaça” aos recursos organizacionais. Algumas empresas obtiveram sucesso ao oferecer recompensas aos funcionários que identificam ineficiências ou até mesmo “denúncias”.
Aumentando o fluxo de caixa
Se for difícil reduzir seus custos e despesas operacionais, ou se você simplesmente quiser mover a agulha financeira mais rapidamente, você também pode direcionar algumas estratégias que aumentarão o fluxo de caixa que está entrando. Aumentar o denominador da receita pode naturalmente minimizar a parte que você está perdendo em custos operacionais e ajudar a manter uma estrutura de capital saudável. Experimente algumas destas ideias para gerar mais dinheiro para o seu negócio:
- Aumentar os preços, especialmente de itens ou serviços populares
- Invoque clientes mais rapidamente
- Diminua as janelas de pagamento e acompanhe as faturas não pagas
- Empregue uma linha de crédito empresarial
- Traga novos negócios com melhor marketing
- Vender ou alugar espaço ou equipamento não utilizado
